Polityka prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z platformy internetowej ArchiCompass, dostępnej w szczególności pod adresem archicompass.pl, w tym z Kont Klientów i Projektantów, Profili i Portfolio, AI Project Compass, Briefów Projektowych, Dopasowania Projektantów, Zapytania, wiadomości oraz pozostałych funkcjonalności Serwisu.

Polityka stanowi uzupełnienie Regulaminu ArchiCompass. Pojęcia pisane wielką literą, które nie zostały zdefiniowane w niniejszej Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem ArchiCompass jest:

Sergii Moroz, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Sergii Moroz Advisory (SM Advisory)

ul. Grzybowska 2, lok. 31

00-131 Warszawa, Polska

NIP: 5252995634

REGON: 528006413

dalej jako „Administrator” lub „ArchiCompass”.

2. W sprawach dotyczących danych osobowych, prywatności oraz wykonywania praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem pod adresem:

contact@archicompass.pl

3. Zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa Serwisu można kierować na:

admin@archicompass.pl

4. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych należy korzystać z danych kontaktowych wskazanych powyżej.

§ 2. Podstawowe zasady przetwarzania danych

1. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:

a) Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”);

b) ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;

c) ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej;

d) innymi przepisami mającymi zastosowanie do określonego sposobu przetwarzania.

2. Administrator stosuje w szczególności zasady:

a) zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości;

b) ograniczenia celu;

c) minimalizacji danych;

d) prawidłowości;

e) ograniczenia przechowywania;

f) integralności i poufności;

g) rozliczalności.

3. Administrator przetwarza wyłącznie dane potrzebne do realizacji określonych celów.

§ 3. Jakie osoby i jakie dane dotyczą przetwarzania

W zależności od sposobu korzystania z ArchiCompass Administrator może przetwarzać dane następujących kategorii osób.

1. Klienci i osoby korzystające z AI Project Compass

Mogą być przetwarzane w szczególności:

a) imię i nazwisko, jeżeli zostało podane;

b) adres e-mail;

c) numer telefonu, jeżeli został podany;

d) dane Konta i dane uwierzytelniające;

e) wybrany język i ustawienia Konta;

f) informacje dotyczące planowanego projektu, w tym lokalizacja, rodzaj inwestycji, powierzchnia, zakres projektu, przewidywany budżet, harmonogram i preferencje;

g) odpowiedzi udzielane podczas tworzenia Briefu;

h) informacje o preferencjach stylistycznych;

i) fotografie, grafiki i inne materiały referencyjne przesyłane do AI Project Compass;

j) wyniki analizy AI;

k) zapisane Briefy Projektowe;

l) zapisani lub polubieni Projektanci i inspiracje;

m) treść Zapytania i wiadomości;

n) informacje dotyczące statusu Zapytania;

o) dane dotyczące korzystania z Serwisu i bezpieczeństwa.

2. Projektanci i osoby działające w imieniu Pracowni

Mogą być przetwarzane w szczególności:

a) imię i nazwisko;

b) nazwa firmy lub Pracowni;

c) adres e-mail;

d) numer telefonu;

e) strona internetowa;

f) dane firmowe i rozliczeniowe;

g) NIP oraz inne dane identyfikujące działalność gospodarczą, jeżeli są potrzebne;

h) lokalizacja i obszar działania;

i) opis działalności i zakres świadczonych usług;

j) specjalizacje i preferowane typy projektów;

k) informacje o doświadczeniu;

l) przedziały cenowe lub informacje budżetowe;

m) zdjęcie profilowe;

n) fotografie, wizualizacje i opisy zawarte w Portfolio;

o) linki do stron internetowych, mediów społecznościowych lub innych publicznych profili;

p) dane związane z Kontem i jego ustawieniami;

q) Zapytania otrzymywane od Klientów;

r) wiadomości prowadzone za pośrednictwem Serwisu;

s) statystyki związane z Profilem;

t) dane związane z Subskrypcją i rozliczeniami, jeżeli funkcjonalność płatna jest aktywna.

3. Osoby odwiedzające Serwis bez Konta

Administrator może przetwarzać:

a) adres IP;

b) datę i godzinę połączenia;

c) informacje o przeglądarce;

d) informacje o urządzeniu i systemie operacyjnym;

e) adres URL odwiedzanej strony;

f) podstawowe dane dotyczące interakcji z Serwisem;

g) identyfikatory techniczne wymagane do zapewnienia bezpieczeństwa i działania Serwisu;

h) informacje zapisywane za pomocą plików cookies lub podobnych technologii zgodnie z § 13.

4. Osoby kontaktujące się z ArchiCompass

Administrator może przetwarzać:

a) imię i nazwisko;

b) adres e-mail;

c) numer telefonu, jeżeli został podany;

d) treść korespondencji;

e) załączniki;

f) metadane komunikacji;

g) inne informacje dobrowolnie przekazane w związku z kontaktem.

§ 4. Dane dotyczące projektów, zdjęcia i informacje szczególne

1. ArchiCompass jest przeznaczony do przetwarzania informacji związanych z projektowaniem wnętrz, a nie danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO.

2. Użytkownik nie powinien przesyłać za pośrednictwem Serwisu danych ujawniających między innymi:

a) pochodzenie rasowe lub etniczne;

b) poglądy polityczne;

c) przekonania religijne lub światopoglądowe;

d) przynależność do związków zawodowych;

e) danych genetycznych lub biometrycznych służących jednoznacznej identyfikacji;

f) danych dotyczących zdrowia;

g) danych dotyczących życia seksualnego lub orientacji seksualnej,

chyba że ich przetwarzanie jest rzeczywiście konieczne i istnieje właściwa podstawa prawna.

3. Użytkownik nie powinien przesyłać dokumentów tożsamości, pełnych danych kart płatniczych ani innych informacji, których ArchiCompass nie wymaga.

4. Przesyłając zdjęcie zawierające wizerunek osoby trzeciej lub inne dotyczące jej dane osobowe, Użytkownik powinien mieć odpowiednią podstawę do udostępnienia takiego materiału.

5. Administrator może usuwać dane oczywiście zbędne do świadczenia usług lub poprosić Użytkownika o ich usunięcie.

§ 5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Administrator przetwarza dane w następujących celach.

1. Utworzenie i prowadzenie Konta

Cel: rejestracja, logowanie, prowadzenie Konta, ustawienia, obsługa Konta.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną lub podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.

Dane: przede wszystkim adres e-mail, dane logowania, rola Konta, ustawienia oraz dane wymagane do realizacji funkcji Konta.

2. Prowadzenie Profilu Projektanta lub Pracowni

Cel: utworzenie, prowadzenie i publiczne prezentowanie Profilu oraz Portfolio.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy z Projektantem, a w odpowiednich przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu katalogu Projektantów oraz zapewnieniu aktualności i wiarygodności informacji w Serwisie.

3. Funkcje AI

Cel: analiza materiałów referencyjnych i informacji dotyczących projektu, określanie cech preferowanego wnętrza oraz wspomaganie tworzenia Briefu Projektowego w AI Project Compass, a także — na żądanie Projektanta — analiza materiałów Portfolio i przygotowanie roboczych propozycji do Portfolio lub Profilu w Asystencie portfolio AI.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie usługi uruchomionej przez Użytkownika.

Aktywacja funkcji AI jest dobrowolna. Nie jest wymagana odrębna zgoda na samo korzystanie z funkcji AI, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania funkcji wyraźnie uruchomionej przez Użytkownika; jeżeli określona opcjonalna funkcjonalność wymaga odrębnej zgody, podstawą przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Tworzenie i przechowywanie Briefu Projektowego

Cel: zapisanie informacji dotyczących projektu, umożliwienie ich późniejszego wykorzystania przez Klienta oraz – na jego żądanie – przekazania ich Projektantowi.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5. Dopasowanie Projektantów

Cel: wskazywanie Projektantów mogących odpowiadać potrzebom Klienta na podstawie między innymi informacji o projekcie, lokalizacji, zakresie usług, budżecie i preferencjach stylistycznych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – realizacja funkcjonalności żądanej przez Użytkownika.

W zakresie analizy funkcjonowania mechanizmu Dopasowania i jego ulepszania podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwijaniu jakości Serwisu.

6. Obsługa Zapytania i komunikacji Klient–Projektant

Cel: umożliwienie wysłania Zapytania, przekazania Briefu, prowadzenia komunikacji i nawiązania kontaktu pomiędzy Klientem a Projektantem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Po przekazaniu przez Klienta swoich danych Projektantowi w celu nawiązania bezpośredniej współpracy Projektant może stać się odrębnym administratorem danych w zakresie, w jakim samodzielnie określa dalsze cele i sposoby ich przetwarzania.

7. Obsługa wiadomości usługowych

Cel: wysyłanie wiadomości dotyczących Konta, bezpieczeństwa, nowych Zapytań, nowych wiadomości, zmian w usłudze, płatności lub innych zdarzeń niezbędnych do korzystania z Serwisu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Wiadomości takie nie stanowią komunikacji marketingowej.

8. Obsługa zapytań kierowanych do Administratora

Cel: udzielanie odpowiedzi na wiadomości, wsparcie użytkownika i prowadzenie korespondencji.

Podstawa prawna: w zależności od charakteru zapytania:

a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy wiadomość dotyczy umowy lub działań przed jej zawarciem;

b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i udzielaniu odpowiedzi.

9. Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom

Cel: zapewnienie bezpieczeństwa Kont i Serwisu, wykrywanie nieautoryzowanego dostępu, nadużyć, spamu, błędów i prób naruszenia bezpieczeństwa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadniony interes: zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, Użytkowników, infrastruktury i danych.

10. Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Cel: ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadniony interes: ochrona praw Administratora oraz dokumentowanie wykonywania umów i obowiązków.

11. Obowiązki księgowe, podatkowe i prawne

Jeżeli Użytkownik korzysta z odpłatnych usług, Administrator może przetwarzać dane w celu wystawiania i przechowywania dokumentacji księgowej, faktur, realizowania obowiązków podatkowych i innych obowiązków wynikających z prawa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

12. Rozwój i statystyki Serwisu

Administrator może analizować sposób działania Serwisu, błędy techniczne, zagregowane statystyki oraz korzystanie z poszczególnych funkcji w celu poprawy ArchiCompass.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na utrzymywaniu, mierzeniu i rozwijaniu Serwisu.

Jeżeli analiza wymaga zastosowania cookies lub podobnych technologii, które nie są niezbędne do świadczenia usługi, są one uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody.

13. Marketing i newsletter

Jeżeli Użytkownik dobrowolnie zapisze się do newslettera lub wyrazi zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej, Administrator może przetwarzać w szczególności adres e-mail i – jeżeli został podany – imię.

Podstawa przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda.

Wysyłanie komunikacji marketingowej drogą elektroniczną odbywa się również zgodnie z wymaganiami Prawa komunikacji elektronicznej.

Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

§ 6. Skąd pochodzą dane

1. Większość danych osobowych Administrator otrzymuje bezpośrednio od Użytkownika.

2. Dane mogą być także generowane podczas korzystania z Serwisu, w szczególności jako:

a) logi systemowe;

b) dane dotyczące logowania;

c) identyfikatory techniczne;

d) historia określonych operacji w Koncie;

e) statystyki Profilu;

f) informacje dotyczące Zapytania i wiadomości.

3. W przypadku Projektantów i Pracowni część informacji może pochodzić z publicznie dostępnych źródeł, takich jak:

a) oficjalne strony internetowe Projektanta lub Pracowni;

b) publiczne profile firmowe;

c) publiczne rejestry przedsiębiorców;

d) Google Business Profile lub inne publiczne usługi Google;

e) publiczne katalogi branżowe;

f) publicznie dostępne portfolio i profile zawodowe.

4. Z publicznych źródeł mogą być pozyskiwane przede wszystkim:

a) imię i nazwisko lub nazwa Pracowni;

b) branża lub specjalizacja;

c) miejscowość i obszar działania;

d) publiczne firmowe dane kontaktowe;

e) adres strony internetowej;

f) link do publicznego profilu;

g) publiczna ocena i liczba opinii;

h) inne informacje zawodowe publicznie udostępnione przez danego Projektanta lub Pracownię.

5. Jeżeli Administrator przetwarza dane osoby, których nie pozyskał bezpośrednio od niej, realizuje obowiązki informacyjne wynikające z art. 14 RODO w terminach i zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy.

§ 7. Profile publiczne i dane przekazywane innym Użytkownikom

1. Dane umieszczone w publicznym Profilu Projektanta lub Pracowni są dostępne dla osób odwiedzających Serwis i mogą być indeksowane przez wyszukiwarki internetowe.

2. Publiczne mogą być w szczególności:

a) imię i nazwisko lub nazwa Pracowni;

b) zdjęcie;

c) opis;

d) lokalizacja;

e) zakres usług;

f) Portfolio;

g) link do strony internetowej;

h) publiczne informacje zawodowe;

i) oceny i liczba opinii, jeżeli są prezentowane w Serwisie.

3. Dane Konta Klienta, prywatne Briefy, prywatne zdjęcia referencyjne, ulubione elementy i prywatne wiadomości nie są publicznie udostępniane.

4. Jeżeli Klient zdecyduje się wysłać Zapytanie do Projektanta, Projektant może otrzymać dane potrzebne do obsługi tego Zapytania, w szczególności:

a) treść Briefu;

b) informacje o projekcie;

c) wiadomość Klienta;

d) dane kontaktowe przekazane przez Klienta;

e) zdjęcia referencyjne udostępnione w ramach Briefu.

5. Przekazanie danych Projektantowi następuje w związku z działaniem podjętym przez Klienta w Serwisie.

6. Po otrzymaniu danych i wykorzystaniu ich do prowadzenia własnych negocjacji, przygotowania oferty lub zawarcia Umowy Projektowej Projektant może działać jako odrębny administrator danych osobowych.

§ 8. Funkcje AI i przetwarzanie

1. ArchiCompass wykorzystuje funkcje AI wyłącznie po uruchomieniu odpowiedniej funkcji przez Użytkownika. Wyniki są materiałem pomocniczym i mogą być niepełne, niedokładne lub nie odpowiadać rzeczywistym możliwościom realizacji.

2. AI Project Compass

a) Do analizy mogą zostać przekazane wybrane obrazy referencyjne oraz informacje o rodzaju inwestycji, stylu, cechach wizualnych i projekcie.

b) Celem jest przygotowanie pomocniczych wskazówek stylistycznych, materiałów do Briefu i sygnałów używanych przy Dopasowaniu.

c) W zależności od aktualnej konfiguracji serwerowej analiza może być realizowana przez modele Google Gemini albo OpenAI. Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania uruchomionej funkcji.

3. Asystent portfolio AI

a) Projektant może przekazać adres swojej strony internetowej lub przesłać zdjęcia. W ramach funkcji ArchiCompass może przetwarzać adres źródłowy, znalezione lub przesłane obrazy, ograniczone metadane plików, tytuły, opisy i inne publicznie dostępne informacje ze wskazanej strony oraz informacje wprowadzone do Profilu lub Portfolio.

b) Materiały są wykorzystywane do automatycznego grupowania obrazów w robocze projekty, klasyfikacji wnętrz, rozpoznawania pomieszczeń, materiałów, kolorów i cech stylu oraz przygotowania propozycji tytułów, opisów, tagów, metadanych i szkicu Profilu.

c) Produkcyjna część analityczna Asystenta portfolio AI korzysta z modeli Google Gemini. Zapytania są wykonywane po stronie serwera; klucz dostawcy AI nie jest przekazywany do przeglądarki.

d) Znalezione i przesłane materiały są najpierw przechowywane w prywatnej przestrzeni roboczej importu. Wynik jest roboczy: Projektant może go edytować, ukryć lub odrzucić. Żaden projekt, obraz ani propozycja Profilu nie jest publikowana publicznie bez wyraźnego działania publikującego Projektanta.

4. Administrator nie wykorzystuje prywatnych materiałów Użytkowników do samodzielnego trenowania własnego ogólnego modelu sztucznej inteligencji. Warunki przechowywania przez zewnętrznych dostawców AI wynikają z ich aktualnej dokumentacji i umów; wymagają odrębnej weryfikacji przed szerszym uruchomieniem funkcji.

5. Funkcje AI nie podejmują wobec Użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na niego wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.

§ 9. Dopasowanie Projektantów i profilowanie

1. ArchiCompass może automatycznie analizować informacje dotyczące projektu w celu wskazania Projektantów mogących odpowiadać potrzebom Klienta.

2. Analiza może uwzględniać między innymi:

a) lokalizację;

b) zakres projektu;

c) rodzaj inwestycji;

d) deklarowany budżet;

e) preferencje stylistyczne;

f) charakter i skalę projektu;

g) informacje zawarte w Profilach i publicznym Portfolio Projektantów, w tym deklarowane usługi, sposób pracy i dostępność.

3. W wyniku analizy Serwis może utworzyć listę lub ranking Projektantów, których charakterystyka w największym stopniu odpowiada określonym parametrom.

4. Mechanizm ten może stanowić profilowanie w rozumieniu RODO w zakresie, w jakim wykorzystuje dane osobowe do oceny określonych preferencji lub zainteresowań Użytkownika.

5. Celem profilowania jest przedstawienie bardziej odpowiednich wyników wyszukiwania i ograniczenie liczby nieadekwatnych propozycji.

6. Wynik Dopasowania ma charakter pomocniczy i rekomendacyjny; kolejność wyników nie jest certyfikacją jakości ani gwarancją udanej współpracy.

7. Klient samodzielnie decyduje, czy skontaktuje się z którymkolwiek z zaproponowanych Projektantów.

8. Dopasowanie nie powoduje wobec Klienta ani Projektanta skutków prawnych ani skutków w podobny sposób istotnych wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania w rozumieniu art. 22 RODO.

§ 10. Dostawcy usług i odbiorcy danych

1. Administrator korzysta z usług zewnętrznych dostawców niezbędnych do prowadzenia ArchiCompass.

2. W zależności od aktualnej konfiguracji Serwisu mogą do nich należeć w szczególności:

Supabase

Wykorzystywany między innymi do:

* uwierzytelniania;

* przechowywania danych;

* bazy danych;

* przechowywania plików i zdjęć;

* funkcji backendowych.

Vercel

Wykorzystywany między innymi do:

* hostingu aplikacji;

* dostarczania Serwisu;

* infrastruktury technicznej.

home.pl

Wykorzystywany do:

* obsługi poczty związanej z domeną ArchiCompass;

* komunikacji e-mail.

Google Gemini

Aktualnie wykorzystywany do:

* realizacji opcjonalnych funkcji sztucznej inteligencji;

* analizy informacji tekstowych;

* analizy obrazów;

* generowania pomocniczych wyników AI.

OpenAI

Może być wykorzystywany, zależnie od aktualnej konfiguracji serwerowej, do opcjonalnej analizy obrazów w AI Project Compass.

Stripe

Może być wykorzystywany do bezpiecznej obsługi płatności za Subskrypcje, gdy płatności online są aktywne. ArchiCompass nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych.

Google

W określonych funkcjach może być wykorzystywany do:

* prezentowania lub synchronizowania publicznych informacji z Google Business Profile;

* dostarczania innych funkcji Google uruchomionych w Serwisie.

3. Dane mogą być również przekazywane:

a) dostawcom usług IT;

b) dostawcom poczty i komunikacji;

c) dostawcom usług płatniczych – jeżeli aktywowane zostaną płatności;

d) dostawcom usług księgowych;

e) kancelariom prawnym lub doradcom, jeżeli będzie to konieczne;

f) podmiotom zapewniającym bezpieczeństwo infrastruktury;

g) organom publicznym – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa;

h) Projektantom – w zakresie wynikającym z Zapytania przesłanego przez Klienta.

4. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora są uprawnione do przetwarzania ich wyłącznie w zakresie wynikającym z odpowiedniej umowy lub innej podstawy prawnej.

5. Niektórzy odbiorcy, w szczególności Projektanci, operatorzy płatności lub określeni dostawcy zewnętrznych usług, mogą w odniesieniu do niektórych operacji działać jako odrębni administratorzy danych.

§ 11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Ze względu na korzystanie z międzynarodowych dostawców technologii niektóre dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

2. Jeżeli dane są przekazywane do państwa, dla którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, transfer może odbywać się na podstawie tej decyzji.

3. W pozostałych przypadkach Administrator stosuje odpowiedni mechanizm przewidziany w RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.

4. Jeżeli odbiorca w Stanach Zjednoczonych uczestniczy w EU-U.S. Data Privacy Framework i transfer może zgodnie z prawem opierać się na tym mechanizmie, Administrator może korzystać z odpowiedniej decyzji stwierdzającej adekwatność.

5. Osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się do Administratora o dodatkowe informacje dotyczące mechanizmu zastosowanego w odniesieniu do konkretnego transferu danych.

§ 12. Zdjęcia i przechowywanie plików

1. Zdjęcia referencyjne używane przez Klienta w ramach AI Project Compass nie są publikowane jako publiczne Portfolio.

2. Przed zapisaniem Briefu lub uruchomieniem odpowiedniej funkcji AI część danych może być przechowywana lokalnie w przeglądarce Użytkownika.

3. Po zapisaniu zdjęć w Serwisie są one przechowywane w prywatnej przestrzeni plików wykorzystywanej przez ArchiCompass.

4. Dostęp do prywatnych zdjęć może być realizowany za pomocą ograniczonych czasowo, podpisanych adresów URL.

5. Jeżeli Klient przekazuje Brief Projektantowi, Projektant może otrzymać czasowy dostęp do zdjęć powiązanych z tym Briefem.

6. Materiały Asystenta portfolio AI, w tym kopie obrazów znalezionych na wskazanej stronie oraz przesłane zdjęcia, są przed publikacją przechowywane w prywatnej przestrzeni roboczej importu dostępnej dla właściciela Konta i uprawnionych administratorów. Tylko obrazy wybrane przez Projektanta podczas publikacji są kopiowane do publicznego Portfolio.

7. Zdjęcia Portfolio przesyłane przez Projektanta są przeznaczone do publicznej prezentacji zgodnie z Regulaminem i ustawieniami Konta.

§ 13. Cookies, local storage i podobne technologie

1. ArchiCompass wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, w tym pamięć lokalną lub sesyjną przeglądarki.

2. Technologie niezbędne mogą być stosowane między innymi w celu:

a) utrzymania sesji;

b) logowania;

c) zabezpieczenia Konta;

d) zapisywania wybranego języka;

e) działania interfejsu;

f) zachowania stanu formularza;

g) zapisywania ustawień dotyczących prywatności;

h) przeciwdziałania nadużyciom.

3. Korzystanie z technologii niezbędnych do dostarczenia usługi żądanej przez Użytkownika nie wymaga zgody w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy.

4. Analityczne, reklamowe lub marketingowe cookies i podobne technologie, które nie są konieczne do świadczenia usługi, są wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody Użytkownika.

5. Na dzień wejścia w życie niniejszej Polityki ArchiCompass nie wykorzystuje reklamowych plików cookies.

6. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub cofnąć zgodę na opcjonalne cookies za pośrednictwem mechanizmu dostępnego w Serwisie, jeżeli takie cookies są wykorzystywane.

7. Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych technologii znajdują się w Polityce plików cookies ArchiCompass.

§ 14. Statystyki wyświetleń Profili

1. ArchiCompass może rejestrować ograniczone informacje dotyczące wyświetlania Profili w celu przedstawiania Projektantom statystyk oraz poprawy Serwisu.

2. W celu ograniczania wielokrotnego zliczania tego samego wyświetlenia może zostać wykorzystany losowy identyfikator techniczny sesji lub karty przeglądarki.

3. Administrator ogranicza zakres tych danych do informacji potrzebnych do realizacji celu statystycznego.

4. Dane statystyczne mogą być agregowane lub anonimizowane.

§ 15. Okres przechowywania danych

Administrator nie przechowuje danych dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu ich przetwarzania.

W szczególności:

Kategoria danych Okres przechowywania

Dane aktywnego Konta przez okres posiadania Konta

Dane Profilu Projektanta przez okres prowadzenia Profilu, a następnie przez okres niezbędny do realizacji obowiązków lub obrony roszczeń

Portfolio do czasu jego usunięcia przez Projektanta, usunięcia Profilu lub zakończenia świadczenia odpowiedniej usługi

Materiały i robocze wyniki Asystenta portfolio AI do czasu usunięcia powiązanego Konta lub importu, jeżeli usunięcie jest dostępne w danej funkcji, z zastrzeżeniem okresu potrzebnego do bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń i kopii zapasowych

Briefy i projekty Klienta do czasu ich usunięcia lub usunięcia Konta, chyba że dalsze przechowywanie jest konieczne z innej podstawy prawnej

Prywatne zdjęcia referencyjne przez okres powiązania z aktywnym projektem lub Briefem, a następnie do czasu ich usunięcia zgodnie z mechanizmem Serwisu

Zapytania i wiadomości przez okres potrzebny do obsługi komunikacji oraz następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej do czasu cofnięcia zgody lub zaprzestania prowadzenia danego działania

Dane rozliczeniowe i dokumenty księgowe przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe

Dane dotyczące roszczeń do upływu właściwego okresu przedawnienia, a gdy toczy się postępowanie – do jego prawomocnego zakończenia

Dane techniczne i logi bezpieczeństwa przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i diagnostyką Serwisu, a następnie są usuwane lub anonimizowane

Dane uzyskane z publicznych źródeł dotyczące Projektantów do czasu utraty aktualności, skutecznego sprzeciwu, usunięcia Profilu lub ustania celu przetwarzania

2. W niektórych przypadkach dane mogą zostać wcześniej zanonimizowane. Danych anonimowych, które nie pozwalają już na identyfikację osoby fizycznej, RODO nie traktuje jako danych osobowych.

3. Po usunięciu danych z aktywnych systemów ich ograniczone kopie mogą pozostawać przez określony czas w kopiach zapasowych, jeżeli jest to niezbędne dla bezpieczeństwa infrastruktury.

4. Treści wcześniej publicznie dostępne mogą być przez pewien czas widoczne w pamięci podręcznej wyszukiwarek internetowych niezależnie od Administratora.

§ 16. Czy podanie danych jest obowiązkowe

1. Podanie danych jest co do zasady dobrowolne.

2. Niektóre dane są jednak konieczne do skorzystania z określonych funkcjonalności.

3. Przykładowo:

a) bez adresu e-mail może nie być możliwe utworzenie Konta;

b) bez informacji o projekcie może nie być możliwe przygotowanie Briefu lub Dopasowania;

c) bez odpowiednich danych kontaktowych może nie być możliwe przekazanie Zapytania Projektantowi;

d) bez danych wymaganych przepisami podatkowymi może nie być możliwe prawidłowe rozliczenie płatnej usługi.

4. Dane oznaczone w Serwisie jako opcjonalne są dobrowolne i ich niepodanie nie uniemożliwia korzystania z innych funkcji, dla których nie są potrzebne.

§ 17. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w przypadkach przewidzianych przez RODO – następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych, w tym otrzymania informacji o ich przetwarzaniu;

2. prawo do sprostowania danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne;

3. prawo do usunięcia danych;

4. prawo do ograniczenia przetwarzania;

5. prawo do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są przesłanki określone w RODO;

6. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

7. prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda;

8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

§ 18. Prawo do sprzeciwu

1. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

2. W takim przypadku Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby lub podstaw do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

3. Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw wobec takiego przetwarzania jest skuteczny bez konieczności wykazywania szczególnej sytuacji.

§ 19. Jak wykonywać prawa

1. W celu wykonania praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem:

contact@archicompass.pl

2. Żądanie powinno umożliwić Administratorowi ustalenie, jakiej osoby i jakich danych dotyczy.

3. Jeżeli Administrator ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie, może poprosić o dodatkowe informacje konieczne do jej potwierdzenia.

4. Administrator nie będzie żądał większego zakresu danych niż konieczny do weryfikacji tożsamości.

5. Administrator udzieli informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem bez zbędnej zwłoki i w terminach przewidzianych przez RODO.

6. Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna. W przypadkach określonych w art. 12 ust. 5 RODO Administrator może pobrać rozsądną opłatę lub odmówić podjęcia działania w odniesieniu do żądania oczywiście nieuzasadnionego lub nadmiernego.

§ 20. Skarga do Prezesa UODO

1. Jeżeli osoba uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem RODO, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.

2. W Polsce organem nadzorczym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

ul. Stawki 2

00-193 Warszawa

3. Skorzystanie z prawa do wniesienia skargi nie ogranicza innych środków ochrony prawnej przysługujących na podstawie obowiązujących przepisów.

§ 21. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz związanego z nim ryzyka.

2. Środki te mogą obejmować w szczególności:

a) szyfrowanie transmisji;

b) kontrolę dostępu;

c) mechanizmy uwierzytelniania;

d) ograniczanie dostępu do danych zgodnie z zakresem uprawnień;

e) prywatne przestrzenie przechowywania plików;

f) podpisane i ograniczone czasowo adresy dostępu do prywatnych plików;

g) rejestrowanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem;

h) tworzenie kopii zapasowych;

i) aktualizowanie oprogramowania i infrastruktury;

j) procedury reagowania na incydenty.

3. Żaden system informatyczny nie zapewnia całkowitego wyeliminowania ryzyka, dlatego Użytkownicy również powinni stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, w szczególności chronić dostęp do Konta i poczty elektronicznej.

4. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator postępuje zgodnie z art. 33 i 34 RODO.

§ 22. Osoby małoletnie

1. Konta ArchiCompass są przeznaczone dla osób, które ukończyły 18 lat.

2. Serwis nie jest kierowany do dzieci jako odbiorców usług.

3. Administrator nie zamierza świadomie pozyskiwać danych dzieci do celów prowadzenia Kont.

4. Jeżeli Administrator dowie się, że Konto zostało utworzone przez osobę, która nie spełnia wymagań wiekowych, może podjąć odpowiednie działania, w tym ograniczyć Konto i usunąć dane, chyba że ich dalsze przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego.

§ 23. Dane osób trzecich przekazywane przez Użytkownika

1. Jeżeli Użytkownik przekazuje Administratorowi dane innej osoby, powinien mieć podstawę prawną do ich przekazania.

2. Użytkownik powinien unikać podawania danych osób trzecich, jeżeli nie są potrzebne do realizacji określonej funkcji.

3. W przypadkach, w których Administrator staje się administratorem danych pozyskanych pośrednio, realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO w zakresie przewidzianym przez przepisy.

§ 24. Zmiany Polityki Prywatności

1. Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

a) zmiany prawa;

b) zmiany sposobu działania ArchiCompass;

c) wdrożenia nowych funkcjonalności;

d) zmiany sposobu przetwarzania danych;

e) zmiany dostawców technologicznych;

f) zmiany wykorzystywanych mechanizmów AI;

g) zmiany sposobu wykorzystywania cookies lub podobnych technologii.

2. Aktualna wersja Polityki jest zawsze publikowana w Serwisie wraz z datą jej obowiązywania.

3. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na sposób przetwarzania danych Użytkowników posiadających Konto, Administrator może dodatkowo poinformować ich o zmianie za pomocą wiadomości e-mail lub komunikatu w Serwisie.

4. Jeżeli zmiana wymaga uzyskania nowej zgody, Administrator uzyska ją przed rozpoczęciem danego sposobu przetwarzania.

§ 25. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:

Sergii Moroz Advisory (SM Advisory)

Sergii Moroz

ul. Grzybowska 2, lok. 31

00-131 Warszawa

NIP: 5252995634

REGON: 528006413

e-mail dotyczący prywatności:

contact@archicompass.pl

e-mail dotyczący bezpieczeństwa:

admin@archicompass.pl

§ 26. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka obowiązuje od dnia 28 sierpnia 2026 r.

2. W sprawach nieuregulowanych Polityką zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa, w szczególności RODO.

3. Zasady świadczenia usług za pośrednictwem ArchiCompass określa Regulamin ArchiCompass.

4. Szczegółowe informacje dotyczące technologii zapisywanych w urządzeniu Użytkownika zawiera Polityka plików cookies.

Wersja: 1.1